Privacy verklaring
Laatst herzien op 17 oktober 2025
Charlotte Vanneste BV
Lindestraat 12, 3570 Alken
E-mail: info@charlottevanneste.com
Telefoon: 0485/80.52.07
Website: www.charlottevanneste.com
1. Algemeen
Ik ben ervan bewust dat u vertrouwen stelt in mij. Ik zie het dan ook als mijn verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. Op deze pagina laat ik u weten welke gegevens ik verzamel alsook over de wijze waarop ik deze persoonsgegevens gebruik en verwerk.
Huidige privacy verklaring heeft enkel betrekking tot de diensten van Charlotte Vanneste BV en is van toepassing op alle relaties tussen Charlotte Vanneste BV en cliënten (inclusief wat betreft het gebruik van mijn website www.charlottevanneste.com (hierna genoemd de “website”).
Charlotte Vanneste BV tracht te allen tijde te handelen in overeenstemming met de “Privacy Wetgeving”, te weten de EU Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG, alsook de huidige en toekomstige nationale wetgeving omtrent de implementatie van voornoemde Verordening.
Wanneer u persoonsgegevens verstrekt aan Charlotte Vanneste BV, bijvoorbeeld door uw bezoek aan de website, een bezoek aan de praktijk, het gebruik van de diensten van Charlotte Vanneste BV, het versturen van een elektronisch bericht (e-mail, sms) verwerk ik deze gegevens conform deze Privacy Verklaring.
Gelieve deze Privacy Verklaring voor wat betreft uw gebruik van de website te lezen. Charlotte Vanneste BV respecteert de privacy van alle gebruikers van haar site en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.
2. Welke gegevens worden verzameld?
Charlotte Vanneste BV kan in het kader van haar professionele dienstverlening volgende persoonsgegevens verwerken:
Identificatie- en contactgegevens: uw naam, uw voornaam, geboortedatum, adres, telefoonnummer en e-mailadres.
Mutualiteitsgegevens.
Gegevens van andere relevante behandelaars (bv. huisarts, vorige psycholoog, psychodiagnostisch centrum, …) en van uw vertrouwenspersoon.
Eventuele informatie over familieleden, voor zover dit relevant is voor de begeleiding.
Data van de sessies, inclusief afspraken die zijn verzet of waarop u niet aanwezig was.
Gegevens in functie van begeleiding: hulpvraag, notities, verslaggeving;
Aantekeningen over de inhoud van de sessies.
Informatie van derden die relevant is voor de begeleiding (verslagen van andere begeleidingen, resultaten van testen, …).
Informatie opgemaakt door de praktijk voor derden, zoals aanwezigheidsattesten of verslagen (steeds mits toestemming).
Informatie die u zelf bezorgt in het kader van de begeleiding (huiswerkopdrachten, persoonlijke notities, foto’s, …).
Informatie die tussen ons wordt uitgewisseld in het kader van de begeleiding (e-mails, tekstberichten, …).
Eventuele foto’s van opdrachten of persoonlijke nota’s die in de sessie zijn gemaakt.
Facturatiegegevens (indien van toepassing).
Charlotte Vanneste BV verzamelt tevens automatisch anonieme informatie over uw gebruik van haar website. Zo zal Charlotte Vanneste BV, bijvoorbeeld, automatisch loggen welke onderdelen van de website u bezoekt, welke webbrowser u gebruikt en via welke website u toegang kreeg tot de website. Wij kunnen u echter niet identificeren op grond van deze gegevens, maar kunnen op basis hiervan statistieken opmaken over het gebruik van de website.
Cliëntendossiers worden elektronisch beheerd op een met wachtwoord beveiligde computer, die uitsluitend toegankelijk is voor Charlotte Vanneste BV. Bij online sessies via Microsoft Teams worden beeld- en geluidssignalen enkel verwerkt tijdens het gesprek. Deze gesprekken worden niet opgenomen of opgeslagen, tenzij dit uitdrukkelijk en schriftelijk wordt overeengekomen met de cliënt.
Bij de afname van intelligentieonderzoeken wordt gebruikgemaakt van het platform Q-interactive (Pearson). Hiervoor worden enkel de strikt noodzakelijke gegevens ingegeven (voornaam, naam en geboortedatum).
Voor kerntalentenanalyses wordt gebruikgemaakt van het online platform van Coretalents NV (www.coretalents.eu/nl), waar enkel naam, voornaam en e-mailadres worden geregistreerd.
Deze externe aanbieders handelen conform de GDPR en beschikken over een eigen privacybeleid dat door Charlotte Vanneste BV werd nagekeken.
De gegevens worden enkel verzameld voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de dienstverlening en worden niet gebruikt voor commerciële of marketingdoeleinden.
3. Doeleinden van verwerking
De verzamelde gegevens worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:
Opvolgen en organiseren van afspraken en sessies;
Behandeling, coaching en begeleiding van cliënten;
Uitvoering van supervisie of diagnostisch onderzoek;
Online sessies via Microsoft Teams mogelijk maken;
Administratieve en boekhoudkundige verplichtingen;
Communicatie met cliënten en derden binnen het professionele kader;
Verbetering van de dienstverlening en de werking van de website.
4. Rechtsgrond
Persoonsgegevens worden enkel verwerkt indien één van de volgende rechtsgronden van toepassing is:
De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst met de cliënt;
De verwerking is wettelijk verplicht (bv. fiscale of boekhoudkundige verplichtingen);
De verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van de praktijk, met respect voor de rechten van de cliënt;
De cliënt heeft expliciet toestemming gegeven voor een specifieke verwerking.
5. Bewaartermijn
Cliëntendossiers: minimum 30 jaar en maximaal 50 jaar (wettelijk bepaald voor zorgverleners);
Contactgegevens zonder vervolgtraject: maximaal 1 jaar;
Facturatiegegevens: 7 jaar (fiscale verplichting);
Ruwe testformulieren en observatieaantekeningen: dienen enkel ter ondersteuning van de interpretatie van testresultaten en worden vernietigd zodra de gegevens in het cliëntendossier zijn verwerkt, tenzij tijdelijke bewaring nodig is voor een lopend traject of overleg.
Overige communicatie: zolang noodzakelijk voor het doeleinde waarvoor ze werd verzameld.
6. Delen met derden
Charlotte Vanneste BV zal uw persoonsgegevens niet overdragen (verkopen of verhuren) aan derden, tenzij u hier uitdrukkelijk mee heeft ingestemd. In het kader van bovenstaande verwerkingen zal Charlotte Vanneste BV uw persoonsgegevens mogelijks wel verstrekken aan haar leveranciers (vb. externe boekhouders). Indien Charlotte Vanneste BV uw persoonsgegevens in dit kader deelt met derden, is de betreffende derde partij steeds verplicht om uw persoonsgegevens te gebruiken in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacy Verklaring.
Onverminderd voorgaande, is het evenwel mogelijk dat Charlotte Vanneste BV uw persoonsgegevens enkel met derden deelt wanneer dit noodzakelijk is en met waarborgen voor privacybescherming:
Met uitdrukkelijke toestemming van de cliënt;
Indien wettelijk verplicht of bij acuut gevaar;
Met de externe boekhouder voor facturatie en boekhouding;
Met Squarespace, dat de website host en beperkte gegevens kan verwerken voor beveiliging en analyse (zie hun privacybeleid: https://www.squarespace.com/privacy).
Met dienstverleners die instaan voor digitale verwerking, zoals Microsoft Teams, Q-interactive (Pearson), Coretalents NV en iCloud (Apple Inc.), die persoonsgegevens verwerken in opdracht van Charlotte Vanneste BV en handelen onder een verwerkersovereenkomst of gelijkwaardige waarborg.
Charlotte Vanneste BV occasioneel beroep doen op een externe webontwikkelaar of technisch ondersteuner voor het onderhoud of de beveiliging van de website. Deze persoon handelt onder de verantwoordelijkheid van Charlotte Vanneste BV en heeft enkel toegang tot de strikt noodzakelijke technische onderdelen. Er wordt met deze dienstverlener een schriftelijke verwerkersovereenkomst afgesloten waarin staat dat zij de vertrouwelijkheid en beveiliging van persoonsgegevens respecteert en geen gegevens voor eigen doeleinden verwerkt.
Er worden geen persoonsgegevens verkocht of doorgegeven aan commerciële partijen of sociale mediapartners.
7. Beveiliging
Charlotte Vanneste BV verbindt er zich toe om passende en redelijke fysieke, technologische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen met het oog op het voorkomen van ongeoorloofde of onrechtmatige toegang tot uw persoonsgegevens, of verlies, misbruik of wijziging van uw persoonsgegevens.
De computer waarop cliëntendossiers worden bewaard, is beveiligd met een wachtwoord en automatische vergrendeling; enkel Charlotte Vanneste BV heeft toegang.
Charlotte Vanneste BV zal alle persoonsgegevens die zij heeft verzameld, in principe (doen) bewaren op servers binnen de EU. Niettegenstaande het veiligheidsbeleid van Charlotte Vanneste BV, de controles die ik uitvoer en de handelingen die ik stel in dit kader, kan een onfeilbaar niveau van veiligheid nooit worden gegarandeerd.
8. Grensoverschrijdende verwerking persoonsgegevens
Charlotte Vanneste BV maakt gebruik van digitale diensten (zoals iCloud van Apple Inc.) die persoonsgegevens kunnen opslaan of verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Deze doorgifte gebeurt enkel naar landen of organisaties die volgens de Europese Commissie een passend beschermingsniveau waarborgen, of op basis van standaardcontractuele clausules of het EU-US Data Privacy Framework. Charlotte Vanneste BV ziet erop toe dat deze dienstverleners voldoen aan de GDPR en passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toepassen.
9. Opslag persoonsgegevens
Tenzij wanneer een langere bewaartermijn vereist of gerechtvaardigd is (i) door de wet of (ii) door de naleving van een andere wettelijke verplichting, bewaart Charlotte Vanneste BV uw persoonsgegevens slechts gedurende de periode die noodzakelijk is voor het behalen en het vervullen van de doelen, zoals beschreven in deze Privacy Verklaring onder ‘3. Doeleinden van verwerking’.
10. Rechten van de cliënt
De cliënt heeft recht om:
Inzage te vragen in zijn/haar persoonsgegevens;
Correctie of aanvulling te vragen van onjuiste of onvolledige gegevens;
Gegevens te laten verwijderen, voor zover dit niet in strijd is met de wettelijke bewaarplicht;
De verwerking te beperken of bezwaar te maken tegen verwerking;
Gegevens over te dragen (recht op dataportabiliteit).
Verzoeken kunnen gericht worden aan info@charlottevanneste.com. Charlotte Vanneste BV zal binnen één maand op elk verzoek reageren.
11. Cookies
De website maakt enkel gebruik van noodzakelijke en statistische cookies. Meer informatie hierover vindt u in de cookieverklaring.
12. Klachten
Bij vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via info@charlottevanneste.com. Indien nodig kan een klacht worden ingediend bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
13. Wijzigingen
Charlotte Vanneste BV kan deze Privacy Verklaring updaten door een nieuwe versie op de Website te plaatsen. Het is van belang deze pagina regelmatig te raadplegen teneinde op de hoogte te zijn van eventuele wijzigingen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op www.charlottevanneste.com.
14. Contacteer Charlotte Vanneste BV
Indien u vragen heeft over deze Privacy Verklaring of over de wijze waarop Charlotte Vanneste BV uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, kan u ons contacteren:
Via e-mail: info@charlottevanneste.com
Via post: Charlotte Vanneste BV, Lindestraat 12, 3570 Alken - België
Indien u ontevreden bent over de manier waarop Charlotte Vanneste BV deze vragen of opmerkingen heeft behandeld of wanneer u enige klachten heeft over de manier waarop Charlotte Vanneste BV uw gegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, kan u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.